Kampiunnews|Kupang – Upaya penataan arsip di lingkup Pemerintah Kota Kupang kembali digiatkan. Tim Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Kupang turun langsung ke Dinas Pendidikan dan Kebudayaan pada Rabu (24/9/2025) untuk melakukan penataan arsip sebagai bagian dari program pengelolaan dokumen pemerintahan yang lebih terukur dan modern.
Ketua tim penataan, Luwuisya Sepriana Panie, S.E., yang juga menjabat Arsiparis Ahli Muda, menjelaskan bahwa penataan arsip tidak sekadar menumpuk dokumen, tetapi menata informasi agar menjadi aset strategis daerah.
“Kami menerapkan klasifikasi dan penyimpanan dengan mengelompokkan arsip berdasarkan jenis, konten, dan relevansi. Arsip tidak hanya disimpan secara fisik, tetapi juga dalam bentuk digital agar lebih efisien dan tahan lama,” ujarnya.
Aspek keamanan dan aksesibilitas, lanjut Panie, menjadi prioritas utama. Sistem penyimpanan arsip kini dilengkapi pengamanan khusus seperti enkripsi dan penguncian untuk data sensitif. Di sisi lain, akses tetap diberikan kepada pihak berwenang agar pelayanan publik tidak terganggu.
“Kami juga menjalankan pemeliharaan rutin sesuai aturan retensi agar integritas arsip tetap terjaga sepanjang jangka waktu yang ditetapkan,” tambahnya.
Kehadiran tim arsip disambut positif oleh jajaran Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Kupang. Kepala Dinas melalui Kasubag Umum dan Kepegawaian, Jonathan Sinlae, menegaskan bahwa penataan arsip adalah kebutuhan mendesak bagi lembaga publik.
“Arsip yang tertata rapi memastikan informasi penting mudah diakses, aman, dan akurat. Ini mendukung pengambilan keputusan yang efektif, pelayanan publik yang berkualitas, sekaligus memperkuat akuntabilitas organisasi,” ujarnya.
Sinlae menambahkan bahwa arsip yang terkelola baik juga berfungsi sebagai penopang integritas dan memori kelembagaan. Dengan demikian, kehilangan informasi dapat dicegah, dan nilai arsip sebagai aset nasional tetap terjaga.
Langkah Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Kupang ini diharapkan menjadi model penataan arsip bagi perangkat daerah lain. Di tengah derasnya arus digitalisasi birokrasi, kerapian arsip menjadi fondasi penting bagi tata kelola pemerintahan yang transparan, akuntabel, dan modern.